Saiba como a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e como fazê-la corretamente na sua empresa para melhorar o controle interno.
O cruzamento de dados e informações é uma realidade e tende a ser cada vez mais eficiente nas empresas. Um exemplo disso é o processo de conciliação bancária. Se, antes, era preciso fazer tudo manualmente e, principalmente, sem uma organização centralizada, hoje, essa tarefa está muito mais evoluída.
A conciliação bancária é uma rotina financeira que coloca em prática um planejamento financeiro estruturado e que tem como objetivo a sustentabilidade do negócio a médio e longo prazo. Esse é o ponto-chave: criar processos financeiros organizados que levem a um controle maior e, por consequência, ao tão sonhado crescimento do negócio.
Então, é hora de aprender mais sobre o tema, saber como ele impacta na sua empresa e, principalmente, como fazer uma conciliação bancária realmente eficiente. Continue a leitura e saiba mais!
O que é conciliação bancária?
Normalmente, uma empresa realiza diversas transações financeiras, que são registradas tanto nos extratos bancários quanto nos registros contábeis internos da empresa. A conciliação bancária é o processo de comparar esses registros para garantir que todas as transações estejam corretamente registradas e que não haja divergências entre os saldos bancários e contábeis.
Para realizar a conciliação bancária, o contador ou responsável financeiro da empresa compara as informações presentes nos extratos bancários com as informações registradas nos livros contábeis da empresa. Qualquer diferença entre os saldos é investigada e ajustada, considerando fatores como cheques não compensados, taxas bancárias, juros, depósitos não registrados, entre outros.
Essa é uma atividade que chega à excelência pela sua repetição, afinal, é somente com a constância de fazer a conciliação bancária que se consegue avaliar as movimentações e entender se tudo está acontecendo como deve.
Vantagens de fazer a conciliação bancária
A conciliação bancária é uma prática fundamental para manter a integridade e a precisão dos registros financeiros de uma empresa. Ela ajuda a identificar erros, fraudes ou falhas de lançamento, além de garantir a conformidade com as normas contábeis e regulatórias.
Ainda, auxilia na detecção de discrepâncias de fluxo de caixa, proporcionando uma visão mais precisa da situação financeira da empresa. Outras vantagens de manter a prática da conciliação bancária na empresa são:
Fraudes monitoradas com agilidade
Com o cruzamento de informações cada vez mais preciso pela integração de órgãos e sistemas, a conciliação bancária permite a identificação de transações não autorizadas. Isso inclui pagamentos fraudulentos, desvios de fundos ou qualquer outra atividade suspeita. Ao detectar essas transações rapidamente, medidas de segurança adicionais podem ser tomadas para investigação e interrupção da fraude.
A conciliação bancária ajuda a identificar divergências entre os saldos bancários e contábeis. Com isso, podem ser indícios de erros ou fraudes, como a omissão de transações, duplicação de lançamentos ou manipulação de registros. Ao realizar a conciliação regularmente, as incompatibilidades são rapidamente identificadas e investigadas de forma mais eficiente.
Além disso, se houver atividades incomuns ou suspeitas, como saques não autorizados, transferências não reconhecidas ou depósitos suspeitos, elas serão identificadas durante o processo de conciliação.
Movimentações financeiras controladas
Mesmo que seja uma empresa de pequeno porte, muitas transações acontecem diariamente e, por vezes, esse acompanhamento não é feito da forma como deveria. Por isso, a conciliação bancária auxilia a verificar a precisão dos registros e o monitoramento adequado dos saldos e do fluxo de caixa.
Ao comparar os registros internos da empresa com os extratos bancários oficiais por meio da conciliação bancária, mantém-se um controle muito mais preciso das movimentações financeiras. Isso permite que se tenha uma visão real sobre a saúde das finanças do negócio.
Saldo bancário seguro
Em um cenário de golpes e fraudes acontecendo diariamente, se faz cada vez mais necessário manter o saldo bancário em segurança para evitar maiores dores de cabeça. A conciliação bancária detecta transações não autorizadas e aumenta a proteção contra fraudes internas.
Assim, a frequência da conciliação bancária torna-se essencial, já que identifica problemas com rapidez, agilizando também sua resolução. Além disso, ela permite que as informações sobre o saldo bancário sejam reais, evitando que você conte com um valor que, na realidade, não está disponível.
Planejamento orçamentário estratégico
A conciliação bancária garante que os registros financeiros estejam atualizados e precisos, fornecendo dados confiáveis para análise durante o planejamento orçamentário — e também em sua execução. Ao comparar os registros bancários com os registros contábeis internos, é possível identificar e corrigir quaisquer erros ou discrepâncias que afetem a precisão dos dados.
Ao ter uma visão clara dos saldos e transações bancárias, a empresa pode avaliar a saúde financeira, identificar áreas de oportunidade ou de risco e tomar decisões informadas sobre investimentos, redução de custos e alocação de recursos. Isso permite que o planejamento orçamentário seja embasado em dados concretos e ajuda a evitar decisões baseadas em informações desatualizadas ou imprecisas.
Fluxo de caixa controlado
A conciliação bancária fornece uma visão clara do fluxo de caixa da empresa, permitindo que se tenha uma compreensão realista das entradas e saídas de fundos. Ao reconciliar as transações bancárias com os registros internos, é possível identificar os períodos de alta e baixa liquidez, bem como os padrões de fluxo de caixa.
Essas informações ajudam no estabelecimento de metas orçamentárias realistas e na alocação adequada de recursos financeiros. Assim, você mantém o controle a curto prazo, mas também consegue estabelecer evoluções para o médio e longo prazo.
Desafios da conciliação bancária comum
Ao entender que a conciliação bancária oferece muitos benefícios à empresa, é preciso também ter clareza sobre como colocá-la em prática, o que pode gerar muitos desafios. Reconhecê-los, entendê-los e, então, saber como lidar com eles é primordial para que a atividade não seja abandonada e, além de não gerar resultados, crie novos problemas.
O primeiro desafio está no preenchimento correto das informações. Não é possível fazer uma conciliação bancária eficiente se a equipe não tem a cultura de manter os registros diariamente atualizados.
Outro desafio é a descentralização bancária. Isso se refere ao fato de que as empresas têm suas movimentações em diversas instituições financeiras, o que gera uma necessidade ainda maior de fazer a conciliação bancária. Por outro lado, isso pode gerar dificuldades, já que as informações estão “espalhadas”, e organizá-las é uma tarefa significativa.
Em alguns casos, ocorre a omissão ou o atraso no registro de transações bancárias nos registros contábeis internos da empresa. Isso acontece devido a erros de lançamento, falhas de comunicação ou atrasos na informação. Com isso, identificar e reconciliar essas transações não registradas se torna um desafio adicional na conciliação bancária.
Transações pendentes, como cheques não compensados, débitos em trânsito ou transferências em processamento, dificultam a conciliação. Essas transações resultam em diferenças temporárias entre os saldos bancários e contábeis, o que requer atenção especial para garantir uma conciliação precisa.
Questões mais práticas envolvendo a conciliação bancária também podem ser um pouco complicadas. Os bancos geralmente utilizam diferentes terminologias e categorias para classificar as transações em seus extratos bancários. Isso promove inconsistências e dificuldades na conciliação, especialmente quando as informações não são claramente identificáveis ou comparáveis entre o extrato bancário e os registros contábeis internos.
Qual a melhor forma de fazer conciliação bancária?
Não há uma fórmula mágica ou uma receita de bolo única para o processo de conciliação bancária. A melhor forma de executá-lo é variável, dependendo das necessidades e recursos da empresa.
Com isso, alguns passos podem ajudar nesse processo. A conciliação bancária deve ser realizada regularmente, preferencialmente de forma periódica, como diária, semanal ou mensalmente. Quanto mais frequente for a conciliação, menor será a probabilidade de erros e discrepâncias passarem despercebidos.
É importante manter uma documentação organizada de todos os registros bancários, extratos, comprovantes de pagamento, notas fiscais e outros documentos relevantes. Isso facilita a referência e a auditoria posterior, caso seja necessário investigar diferenças ou resolver problemas.
Ao realizar a conciliação, compare cuidadosamente cada transação registrada nos extratos bancários com os registros internos da empresa. Certifique-se de que todas as transações estejam devidamente registradas e classificadas corretamente. Isso inclui verificar valores, datas, categorias e quaisquer outras informações relevantes.
Para enfrentar esses desafios, muitas empresas estão adotando soluções automatizadas de conciliação bancária, que ajudam a superar os problemas relacionados ao volume de transações, formatos de dados divergentes e agilizam o processo de conciliação. O software de gestão ERP da Omie é uma alternativa que pode não só auxiliar na conciliação bancária, como também otimizar outros processos de gestão financeira da empresa.
Faça da conciliação bancária uma rotina com a tecnologia
É importante adaptar as práticas de conciliação bancária de acordo com o contexto da empresa, buscando sempre aprimorar o processo e manter um controle eficiente das movimentações bancárias. Esse cuidado permite que a equipe esteja engajada em fazer as coisas da maneira mais correta possível.
Os ganhos são indiscutíveis: melhor controle, uma visão mais estratégica, melhor projeção de crescimento e, é claro, melhores resultados não somente financeiros, mas também de gestão. Tornar a conciliação bancária uma prática periódica é uma tarefa indispensável ao desenvolvimento saudável do seu negócio.
Contar com parceiros que têm a mesma visão sobre o tema e, ainda, oferecem soluções práticas, pode fazer a diferença. A Omie dispõe de um sistema de gestão ERP com Internet Banking em um só lugar. Elimine processos manuais e faça a gestão de diferentes atividades do seu negócio em um ambiente seguro e fácil de usar!