No mundo do trabalho e dos negócios é comum que contratos de emprego ou prestação de serviços, por exemplo, sejam assinados em datas variadas dentro de um mês. Quando chega a hora de fazer a folha de pagamento, fica a dúvida de como estimar corretamente os valores proporcionais. É nesse cenário que o cálculo pro rata aparece como aliado.
O termo pro rata vem do latim e está ligado à ideia de dividir uma parte inteira proporcionalmente em outras quantidades. Seu uso é muito comum na contabilidade e no setor financeiro, pois ele ajuda a determinar os valores devidos considerando o período em que um acordo foi fechado ou seu tempo de duração.
O pro rata é muito útil e importante para que as empresas façam cálculos justos. Entenda mais sobre o conceito, suas diferentes aplicações e como colocá-lo em prática com este post. Aproveite a leitura!
O que é o cálculo pro rata na contabilidade?
O pro rata é usado na contabilidade para realizar cálculos proporcionais em diferentes circunstâncias, como fechamento de folha de pagamento, estimativa de juros, valores para prestação de serviços, entre muitos outros contextos. Na prática, esse cálculo mostra o valor exato que deve ser pago ou recebido pelo tempo de trabalho ou uso de um serviço.
O cálculo do pro rata é simples. Considerando que seu conceito envolve a divisão de um todo em partes correspondentes a uma variável (por exemplo, o tempo), basta dividir o valor integral (o custo de um serviço, o preço de uma assinatura, um salário etc.) por 30, que representa os dias de um mês.
Assim, se um serviço custa R$ 3.000 mensais, seu valor por um dia de uso é R$ 100. Em seguida, deve-se multiplicar o resultado que representa uma unidade pela quantidade de dias ou horas de consumo. Se foram utilizados, por exemplo, apenas 12 dias desse serviço, o valor correto que se deve pagar é R$ 1.200, e não a mensalidade total.
Qual a importância do cálculo pro rata?
O cálculo pro rata ajuda muito a rotina de contadores e outros profissionais que lidam com orçamento e finanças, uma vez que sua principal função é garantir que o pagamento ou recebimento do valor seja justo, considerando o período de uso. Para isso, como já foi abordado, ele considera a divisão proporcional do todo. Dessa forma, nenhuma parte sai prejudicada.
Nesse sentido, uma grande vantagem do pro rata é que ele viabiliza negociações e acordos com mais transparência, equidade e integralidade entre as empresas. Afinal, é um cálculo simples que mostra com muita objetividade o quanto cada parte deve pagar ou receber. Com isso, ninguém se sente lesado e entende exatamente o porquê dos valores devidos, o que evita possíveis desgastes e conflitos entre as partes envolvidas.
Quando usar o pro rata na contabilidade?
Existe uma variedade de cenários em que o pro rata pode ser utilizado em uma companhia. Na contabilidade, é possível destacar três áreas principais. Conheça a seguir.
Consumo
Na contratação ou até mesmo no cancelamento de serviços, assinaturas e outras iniciativas relacionadas ao consumo, o pro rata é útil para calcular quanto se deve pagar proporcionalmente pelo uso de uma atividade desempenhada por um fornecedor.
Por exemplo: imagine que uma pessoa decidiu cancelar um seguro e comunicou o prestador de serviço no dia 15, sendo que a fatura vence a cada dia 6. A empresa, então, calcula o pro rata para gerar uma cobrança pelos 9 dias de uso do produto.
Nessa lógica, se o seguro custa R$ 200, esse usuário receberá uma fatura final de R$ 60 (200 / 30 = 6,66 x 9 = 60).
Trabalho
O pro rata é uma ferramenta essencial no setor trabalhista, aplicado tanto nas contratações como nas rescisões contratuais, nas quais é preciso descobrir o valor a ser pago aos funcionários pelos dias trabalhados.
Confira o exemplo: um funcionário é contratado no meio do mês, no dia 20, e o salário ofertado é de R$ 5.000 mensais. Desse modo, no fechamento do mês, o contador fará o cálculo equivalente a 10 dias trabalhados e o novo colaborador receberá R$ 1.666,60 no final desse período (R$ 5.000 / 30 = R$ 166,66 x 10 = 1.666,60, aproximadamente), pois não cumpriu sua carga de trabalho integralmente.
Empresarial
No departamento financeiro das empresas, o pro rata é empregado em situações como cálculos de juros de empréstimos ou financiamentos e também para fazer a divisão de lucros entre acionistas.
Como o pro rata ajuda os contadores a saber o valor diário/ unitário de alguma coisa, ele é usado no setor financeiro para calcular taxas de juros e atrasos. Isso permite que as empresas analisem mais precisamente os possíveis prejuízos e tomem decisões mais estratégicas.
Por exemplo, imagine uma conta de R$ 500 que tem juros diários de 0,3% no caso de atraso. Nessa situação, o pro rata é de R$ 1,50 (0,3% x 500). Isto é: a cada dia, entende-se que a conta fica R$ 1,50 mais cara. No final do mês de atraso, deve-se pagar R$ 45 a mais (R$ 1,50 x 30).
O mesmo cálculo pode ser feito caso a empresa queira identificar o valor dos juros diários de uma fatura.
No caso de dividendos, o pro rata será utilizado para correção dos lucros gerados, considerando a participação e a quantidade de ações de cada acionista.
Logo, ele determina a proporção correta de como esses lucros serão repartidos. Entenda: se uma companhia teve lucro de R$ 10 milhões, um acionista que detém 30% de participação na sua carteira terá um dividendo de R$ 3 milhões (10 milhões / 100 [no caso, 100% das ações, o todo] = 100.000 x 30 = 3 milhões).
Use o pro rata para uma gestão contábil de sucesso
Conforme explicado, o pro rata é uma ferramenta de gestão financeira e contábil muito importante para fazer cálculos mais acertados e justos em uma infinidade de situações empresariais. Com ele, é possível descobrir exatamente o que se deve pagar ou receber, evitando discrepâncias, desperdícios e prejuízos para os envolvidos.
Além disso, o pro rata é um importante aliado para que empresas tomem atitudes mais estratégicas e façam planejamentos mais assertivos em relação ao seu orçamento, especialmente quando o assunto é o cálculo de taxas de juros e dividendos.
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